El presupuesto funciona como instrumento de corrección y reacción
No cabe duda que cualquier actividad requiere de “Principio, Desarrollo y Conclusión” y dependiendo de la calidad de las dos primeras fases se obtendrá la conclusión o resultado deseado con el mejor costo-beneficio. Si esto lo llevamos a la vida diaria, o a los negocios, veremos que los resultados que se obtienen no sólo son tangibles, sino medibles, revisables y pueden ser mejorados en muchos casos.
¿De qué depende esto? Alguien pudiera decir que de las circunstancias y oportunidad que intervinieron en el proceso, pero en realidad depende de lo bien o mal que aprovechamos estas condiciones, no cabe duda que una revisión anticipada del proceso que vamos a llevar a cabo para obtener un objetivo nos permitirá utilizar a nuestro favor las circunstancias y su oportunidad, de ahí la importancia de la planificación, definir a qué queremos llegar, cómo lo vamos a hacer, y cuánto tiempo, recursos, esfuerzo y dinero nos llevará, esto con el objetivo de poder definir un precio de este trabajo que satisfaga nuestros costos y utilidad deseada, y sea aceptado por los consumidores potenciales.
Una herramienta en la planificación inicial y en revisiones posteriores, es la elaboración de un presupuesto que considere; los tiempos, recursos y costos que intervendrán en la obtención del producto o resultado deseado, dándole su valor adecuado a cada concepto como la oportunidad de los tiempos, la calidad de los recursos y el impacto de todos para obtener los mejores costos.
Un presupuesto bien elaborado posibilitará la medición de los conceptos anteriores, y más importante aún, permitirá detectar desviaciones y tomar medidas correctivas con la oportunidad debida, por lo que se debe de considerar no sólo como una herramienta de medición que nos ayuda a analizar el pasado para ver qué se puede mejorar en el futuro, sino como un instrumento de control de la operación que nos permita reaccionar en tiempo y forma oportunas a desviaciones de la misma.
Todos los profesionistas que deben intervenir para lograr una buena planificación y control de operaciones, deben estar preparados al respecto, tanto sobre temas relacionados con sus distintos conceptos, que van desde estudios de factibilidad a procesos y controles de operación, así como la elaboración y control de presupuestos.
La falta de definición del alcance de la obra y la ausencia del control del proceso son los factores que mayormente contribuyen en la obtención de sobre costos y atrasos en la ejecución de proyectos de construcción civil. Aún cuando los proyectos de construcción han existido desde tiempos antiguos, desde hace poco tiempo los investigadores operacionales han analizado los problemas gerenciales asociados con dichos proyectos. En la búsqueda de una metodología que permita programar y controlar las diversas actividades de una obra de manera tal que se logren los objetivos del proyecto dentro de un período definido y que esto a su vez genere un costo mínimo para la organización.
El principal problema que se presenta en la ejecución de una obra de construcción civil se produce en el momento mismo en que surge la idea del proyecto, es en el comienzo del desarrollo de las ideas donde se plantea el propósito del proyecto y los objetivos del mismo. Es en esta etapa en la que se tiene mayor oportunidad de evaluar los procesos por medio de los cuales la organización desarrollará sus metas y los recursos humanos, físicos y financieros con los que cuenta y tomar decisiones acertadas para la consecución de un proyecto exitoso.
Las empresas constructoras como organización se dedican mayormente al trabajo en campo, destinando gran parte de sus recursos a la ejecución de la obra y dedicando muy poco o nada de tiempo a la programación y control de la obra, la carencia de objetivos definidos y la falta de conocimiento de qué se va hacer y de qué se quiere lograr se traduce en un proyecto sin rumbo en el cual las personas partícipes del mismo no tienen un rumbo fijo hacia donde ir. Las diversas actividades del proyecto se van desarrollando conforme a la marcha por lo tanto la posibilidad de responder de forma oportuna a los imprevistos es casi nula. Se incurre en atrasos y soluciones que a largo plazo perjudica no sólo la culminación de la obra en el lapso estipulado sino que también se ve afectada la recuperación de la inversión.
La necesidad de las empresas de mejorar su efectividad y su relación con el ambiente y los cambios que en éste se presentan abre paso a la implementación de herramientas de planificación y gestión del tiempo en el desarrollo de proyectos. Esto permite tener un equilibrio entre las oportunidades y los riesgos en el proceso de ejecución de la obra. El diseño de un plan de ejecución ayuda a desarrollar metas y objetivos e identificar los principales problemas que se pueden presentar en el desarrollo de la obra; así como también se determina estratégicamente la asignación de los recursos del proyecto.
En tal sentido, merece la pena dedicar tiempo a la planificación del proyecto ya que esta proporciona un marco de trabajo que permite a la organización hacer estimaciones razonables de recursos, costos y planificación temporal; las cuales se hacen dentro de un intervalo de tiempo limitado al comienzo de un proyecto, y se actualizarán regularmente a medida que progresa el proyecto definiéndose escenarios del mejor caso, y peor caso, de modo que los resultados del proyecto pueden limitarse.
Aunado a esto, cuando se habla de la inversión de la empresa en la ejecución de un proyecto, la programación de actividades permite conocer al detalle los recursos financieros que la empresa debe asignar a cada una de ellas, aunado a esto se tendrá definido en que períodos se requerirá mayor o menor flujo de inversión de capital. Esto aspectos desarrollados desde las etapas tempranas del proceso es muy ventajoso para la organización, la cual estará en capacidad de planificar las actividades, de manera tal que la inversión sea gradual durante el lapso de ejecución y no que esta se acumule en un punto crítico. De esta manera, se equipara el flujo de inversión con la recuperación de la misma. Ya en etapas avanzadas de ejecución permite evaluar constantemente el rendimiento económico de la obra.
